«1С:Архив» — универсальная система долговременного хранения бумажных и электронных документов с гарантией юридической значимости на неограниченный срок. Подходит для малых, средних, крупных предприятий и учреждений любых отраслей.

• «1С:Архив» разработан на основе нормативно-правовых актов по архивному делу.
• Обеспечивает надежное долговременное хранение электронных и бумажных документов в соответствии с требованиями Росархива.
• Поддерживает весь жизненный цикл документа от попадания в архив до уничтожения.
• Гарантирует юридическую значимость документов в течение всего срока хранения.
• Организует централизованное хранилище всех бумажных и электронных документов из разных информационных систем.
• Снижает нагрузку на учетные системы.
• Расширяет возможности систем электронного документооборота.
• Не имеет ограничений на объем хранимых данных.
• Сопровождается методологической поддержкой в виде организационных документов по хранению, входящих в состав «Комплекта нормативных документов» к «Методике управления документами и совместной работой», разработанной специалистами фирмы «1С».

Ведение долговременного архива юридически значимых электронных документов является одной из обязательных составляющих перехода на цифровое взаимодействие на предприятии.

Хранение в «1С:Архиве» удобно, потому что обеспечивает в долговременной перспективе аутентичность, достоверность, целостность и пригодность документов для использования, в том числе для доказательства в суде содержащихся в них фактов.

Основные возможности программы

Комплектование

• Загрузка документов из любых систем — через zip-контейнер установленного формата.
• Два варианта загрузки:
• в виде готовых сдаточных описей со списком дел;
• произвольным пакетом документов — с автоматическим определением дел и оформлением сдаточных описей в программе.
• Загрузка нормативно-справочной информации из систем-источников.
• Сохранение реквизитов, связей, виз, резолюций бумажных документов и их файлов.
• Передача информации о персональных данных, содержащихся в документах.
• Поддержка простой и усиленной (квалифицированной и неквалифицированной) электронных подписей.
• Автоматическое усовершенствование электронной подписи до формата архивного хранения CAdES-A v3.
• Автоматическое добавление копий файлов в формате PDF/A с визуализацией электронной подписи.
• Присвоение архивных шифров принятым документам и делам.

Хранение

• Ограничение прав доступа к документам на хранении.
• Формирование обязательных учетных документов архива: описи дел, реестр описей, книга учета поступления и выбытия дел, список фондов, лист фонда, акты на уничтожение и др.
• Регулярная проверка документов и электронных подписей.
• Распознавание текстов для полнотекстового поиска.
• Добавление в электронные подписи новых архивных меток времени по мере истечения срока действия сертификатов.
• Журнал передачи документов.
• Автоматический подбор документов/дел к уничтожению.
• Возможность оформления уничтожения вручную.

Встроенная интеграция с 1С:Документооборотом 3.0 и 2.1

• Передача документов, загрузка подтверждений о получении и проверке, удаление файлов переданных документов
• Доступ к данным «1С:Архива» из карточки «1С:Документооборота» в соответствии с правами, установленными в «1С:Документообороте».
• Передача НСИ, связей, виз, резолюций документов, ролей файлов и др.
• Удаление файлов уничтоженного документа в «1С:Документообороте» и в «1С:Архиве».

Библиотека интеграции с «1С:Архивом»

• Настройка интеграции любых прикладных решений на платформе «1С:Предприятие 8» с программой «1С:Архив».
• Передача документов в «1С:Архив» из интерфейса прикладного решения.
• Формирование контейнеров документов, выгрузка в «1С:Архив».
• Получение данных о загрузке и уничтожении документов.
• Скачивание выгруженных документов из «1С:Архива».
• Использование библиотеки позволит избежать разработки собственных средств интеграции.

1С:Архив» как документная система соответствует требованиям ГОСТ Р ИСО 15 489−1−2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы», поддерживая на протяжении срока хранения такие свойства документа, как аутентичность, достоверность, целостность и пригодность для использования.

В соответствии с ФЗ «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации должны обеспечить хранение своих архивных документов в соответствии с законодательными и нормативными актами, определяющими правила работы с архивными документами.

Поэтому в «1С:Архиве» учтены требования следующих нормативных актов:

• ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ;
• ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (2023);
• Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (2019).

«1С:Архив» разработан на основе «Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов» (утверждены приказом Росархива от 15 июня 2020 № 69).

1С:Архив сопровождается методологической поддержкой в виде организационных документов по хранению, входящих в состав «Комплекта нормативных документов» к «Методике управления документами и совместной работой», разработанной специалистами фирмы «1С».